Vorschläge zur Verbesserung von Schulverwaltung
Prolog
Ich bin jemand, der sehr oft über Verwaltungsthemen an einer Schule klagt. Aktuell habe ich einmal die Zeit erfasst, die ich gebraucht habe, um neun Abiturklausuren im vierten schriftlichen Prüfungsfach zu korrigieren. Für die eigentliche Korrektur waren das circa fünf Zeitstunden (300 Minuten), in denen ich wirklich in den Unterlagen unterwegs war, Bemerkungen eingefügt, Rechtschreibung korrigiert und Punkte nach inhaltlichen Aspekten verteilt habe.
Dieses Jahr habe ich zusätzlich sehr geschönt 15 Stunden (900 Minuten) benötigt, um das zu erledigen, was darüberhinaus formal abzuarbeiten ist, u.a.:
- Erstellung eines ausführlichen Erwartungshorizontes (Tabellenkalkulation) mit Punktezuordnung, automatischer Summenberechnung und Notenausweisung in Punkten (zweistellig, auch bei 00 Punkten) und Wortnote pro Teilaufgabe und Gesamtnote mit einer Auflösung von 0,5 Punkten Genauigkeit. Dabei Aufteilung der Punkte nach drei Anforderungsbereichen und deren getrennte Ausweisung.
- Abstimmung der Bepunktung mit dem Parallelkurs (persönliches Treffen)
- Erstellung von Wortgutachten mit erneuter Benotung von Teilaufgaben unter Verwendung alternativer Notenformulierungen (Man darf nicht sowas schreiben wie: „befriedigend gelöst“) mit Bezug auf die Randkommentare. Das Wortgutachten sei angeblich notwendig, da ein 150-zeiliges Tabellenblatt mit Punktezuordnung nicht hinreichend transparent ist.
- Ausstreichen („Entwertung“) nicht beschriebener Seiten in der Klausur, Notation „Ende der Arbeit“ am Ende der Arbeit, Notation „durchgestrichen“, wenn Schüler:in Teile der Arbeit durchgestrichen hat, Notation „gesehen“ bei Referenzen („Sternchen“) und Notizzetteln.
- Erster Ausdruck aller Unterlagen (vier Seiten je Schüler:in), einsortieren und Übergabe an Koreferrent:in. Unterschrift unter Gutachten.
- Besprechung der Rückmeldung der Korreferent:in (persönliches Treffen).
- Einarbeitung der Anmerkungen der Korreferent:in.
- Zweiter Ausdruck aller Unterlagen (vier Seite je Schüler:in), einsortieren und Übergabe an Korreferent:in. Unterschrift unter Gutachten, Unterschrifteinholung der/des Korreferent:in. Übergabe an Fachprüfungsleiter:in.
- Ausfüllen eines Statistikbogens (Klausurnoten der Oberstufe, Ausfall der Vorabiturklausr). Weiterleitung des Statistikbogens an Oberstufenkoordinator:in.
- Besprechung der Rückmeldung der Fachprüfungsleiter:in (persönliches Treffen).
- Einarbeitung der Anmerkungen der Fachprüfungsleitung.
- Ausfüllen eines Mantelbogens. Klausurleistungen nach Alphabet (Name, Vorname, Punkte zweistellig) und nach Güte (Name, Vorname, Punkte zweistellig) – alles handschriftlich von der Statistik von Punkt 9 abgeschrieben, wäre fairerweise aus als eingeklebter Ausdruck möglich. Zweifaches Ausfüllen des Notenspiegels (einmal unter der alphabetischen Liste, einmal unter der Liste nach Güte). Unterschrift auf dem Mantelbogen.
- Dritter Ausdruck aller Unterlagen (vier Seite je Schüler:in), einsortieren und Übergabe an Vorsitzenden der Prüfungskommission (Schulleitung). Vorher Unterschrift unter Gutachten, Unterschrifteinholung der Korreferentin und der Fachprüfungsleitung.
An überhaupt keiner Stelle ging es in diesen Jahr um inhaltliche Aspekte oder Dinge, die zu einer Veränderung meiner Benotung geführt hätten. Die Zusammenarbeit verläuft bei uns immer kollegial, d.h. Rechtschreibung schreibt der/die Korreferent:in gleich in Rot hinein, inhaltliche Bemerkungen per Postit, damit man sich keinen Wolf radieren muss. Niemand schießt über die eigentlichen Aufgaben der drei Player in der Bewertungskommission in einer Abiturprüfung hinaus.
Ich bin beim Erwartungshorizont auch nicht so ganz fair dem Dienstherrn gegenüber: Niemals könnte ich die reine Korrekturzeit so tief drücken, ohne mich jedesmal sehr eng an meinem Erwartungshorizont längszuhangeln. Ohne ihn hätte ich aber gleiche Überlegungen bei jeder einzelnen Arbeit wieder, die ich durch das Erstellen des Excelsheets einmalig bündeln kann.
Wer jetzt weiterhin denkt, dass diese Maßstäbe landesweit einheitlich wären, der irrt. Schon an einer anderen Schule würde ich mich auf andere Vorgaben einstellen müssen, die von Auslegungen von z.B. schulfachlichen Dezernent:innen oder Dienstanweisungen vor dem Abitur abhängen. Begründet wird dies dadurch, dass wir als Kolleg:innen vor Klagen geschützt werden sollen.
Ich habe wir in diesem Jahr einmal die Mühe gemacht, nach Urteilen zu suchen, in denen das Land eine Klage gegen Eltern oder volljährige Schüler:innen im Kontext einer Abiturprüfung verloren hat. Ich bin nicht üppig fündig geworden, sodass ich eher davon ausgehe, dass die engmaschigen Dienstanweisungen Ergebnis von außergerichtlichen Einigungsverfahren sind.
Man hofft offenbar, durch möglichst enge Vorgaben die Wahrscheinlichkeit von potentiellen(!) Klagen vermeiden zu können, ist sich aber nicht hinreichend darüber bewusst, dass der mittlerweile aufgebaute formale Anspruch gerade von unerfahrenen Kolleg:innen kaum einzuhalten ist und daher formale Fehler provozieren muss, die dann erst die eigentliche Angrifffläche für Juristen bieten.
Das Abitur ist wegen der potentiellen Bedeutung für den Lebensweg von Menschen hier auch sehr hochgehängt – andere Aspekte, wie z.B. der Verwendung der Mittel für den Lernmittelausleihe sind bei Weitem nicht so kleinteilig geregelt – obwohl das gerade dort m.E. sehr notwendig für die Rechtssicherheit wäre.
Wie kommt es zu dieser ausufernden Bürokratie?
Vorgaben fallen nicht vom Himmel: Sie wachsen über lange Zeit. Dabei mögen tatsächlich konkrete Erfahrungen aus juristischen Auseinandersetzungen eine Rolle gespielt haben. Es überleben jedoch auch archaische Elemente wie z.B. der zumindest inhaltlich komplett überflüssige Mantelbogen, weil die entsprechenden Informationen mittlerweile redundant durch den verpflichtend beizulegenden Statistikbogen vorliegen. Es bleibt allein die praktische Funktion der physischen Abgrenzung von Prüfungsgruppen untereinander auf dem Tisch der Schulleitung.
Ein Funfact am Rande: Die Schüler:innen schreiben Ihre Abiturprüfung auf Doppelbögen, die jeweils in der Seitenmitte zu knicken sind. Der Korrekturbereich befindet sich auf der Innenseite, damit eine eventuelle Lochung zur Archivierung nicht das Geschriebene der/des Schüler:in beschädigt. Ich wage einmal zu behaupten, dass die Archivierung bei einem Großteil der Schulen gar nicht in Ringordnern, sondern schlicht als Stapel von Mantelbögen mit Inhalt erfolgt – wer würde sich denn die Mühe machen, alle Arbeiten zu lochen und einzeln dann ohne Mantelbogen (nicht in einem Ringordner archivierbar) abzuheften?
Unnötig zu erwähnen, dass Doppelbögen der digitalen Archivierung nicht so zuträglich sind, man Sitzmöbel in Fluren aufgrund der entstehenden Brandlasten einer kritischen Prüfung unterzieht, gleichzeitig aber in Kellern und Dachböden über Jahre tonnenweise Papier stapelt, dessen Feuer aber mutmaßlich Betondecken zum Schmelzen bringen würde.
Was also tun?
Verwaltung ist oft schnell mit neuen Vorgaben, aber oft sehr zurückhaltend beim Hinterfragen vorhandener. Damit dürfte sich die Kriterienliste meines diesjährigen Fachprüfungsleiters immer weiter aufgeblasen haben: Es kommt etwas dazu, aber nichts weg.
Vorschlag 1:
Es wäre also an der Zeit, sich als Verwaltung einmal die Erlass- und Verordnungslage vorzunehmen und zu schauen, was mittlerweile obsolet sein könnte. Eigentlich sollten neuen Anforderungen überhaupt nur möglich sein, wenn dafür etwas anderes entfällt.
Bei den formalen Durchführungsbestimmungen zum Abitur hätte ich ein bis zwei Ideen, um das – wie es mein „Lieblingslehrerverband“ sagen würde – bewährte Verfahren einfach mal vom Ballast der Totholzära zu befreien.
Denken in Zuständigkeiten
Verwaltung bleibt recht oft bei dem Zuständigkeitsprinzip stehen. Ich weiß nicht, ob es so genau abläuft, aber ich vermute mal anhand des Beispiels der Hygienepläne, was da so geschieht: Im Ministerium wird eine neue EU-Verordnung bekannt, die von Dienststellen und Betrieben hinsichtlich der Hygiene vor Ort umzusetzen ist. Im Ministerium wird nun fieberhaft nach einem zuständigen Fachreferat gesucht, in dessen Aufgabenfeld diese umzusetzende Anforderung fallen könnte. Hat man Glück und wird fündig, wird das zuständige Fachreferat mit der Erarbeitung eines Erlasses beauftragt. Wenn nicht, schreibt man eine neue Stelle zur Sachbearbeitung aus. Maßgabe bei der Erstellung dieses Erlasses ist die Verordnung der EU – die Gegebenheiten vor Ort spielen keine Rolle. Im Wesentlichen erfolgt nun eine Adaption der Verordnung im Duktus eines Erlasses, der nun wiederum von den Schulbehörden umzusetzen ist. Heraus kommt dann die Verpflichtung einer jeden(!) Schule zur Erstellung eines Hygieneplanes.
Nun arbeiten an einer Schule Lehrkräfte, die für den Unterrichtseinsatz ausgebildet sind, die das Ganze nun umsetzen sollen. Mit viel Glück gibt es Unterstützung durch eine an die Schulbehörde abgeordnete Lehrkraft, die dann viel zu viele Schulen in diesem Bereich berät, aber natürlich keine Ergebnisverantwortung hat. „Hygieneplan“ kann hierbei beliebig durch andere Begriffe ersetzt werden.
Vorschlag 2:
Verwaltung ist immer dann automatisch zuständig, wenn Anforderung an Schule herangetragen werden, die mit der Berufsausbildung von Lehrkräften nichts zu tun haben. Anstelle Verantwortung kleinteilig nach unten zu diffundieren, sollte in diesen Bereichen ein zentraler und rechtlich belastbarer Ansatz für alle Schulen erarbeitet werden, da z.B. eine EU-Verordnung in einem Rechtsgebiet immer grundsätzlich gilt.
Verwaltung macht das m.E. nicht, weil dadurch sehr schnell sehr deutlich werden würde, dass Schulen schon rein personell gar nicht die Möglichkeit hätten, zentral vorgebene Konzepte tatsächlich umzusetzen. Und man wäre als Verwaltung in der Pflicht die Umsetzung auch noch zu kontrollieren. Das müsste ja an der kleinen Grundschule ebenso geschehen wie an einer großen berufsbildenden Schule. Wenn hingegen jede Schule Papier produziert, was man vorlegen kann, dann dient dieses selbst ja als Beleg dafür, dass Schule dafür Ressourcen einsetzt.
Realitätsentkoppeltes Handeln
Verwaltung läuft immer Gefahr, den Kontakt zu Schule zu verlieren – daran ändert auch nichts, dass viele Stellen in der Schulverwaltung letztlich von Lehrkräften besetzt werden. In spätestens fünf Jahren ist durch den „Domestikationseffekt“ aber nach meiner Erfahrung diese Bindung an schulische Realität nicht mehr vorhanden – zumal sich Schule innerhalb von fünf Jahren dann doch ändert. Damit schwindet zwangsläufig das Verständnis für die Probleme „vor Ort“.
Vorschlag 3:
Es gibt verbindliche Ausstauschprogramme zwischen Schule und Verwaltung, d.h. Mitarbeitende aus der Verwaltung machen in definierten Zeitabschnitten ein zweiwöchiges Praktikum z.B. in einem Schulsekretariat, während ebenso für Lehrkräfte die Möglichkeit besteht, für eine kurze Zeit in Verwaltung hineinzuschauen.
Ein weiteres – eigentlich geniales Instrument – kommt aus der Finanzverwaltung Niedersachsen: Möchte man dort „bewerbungsfähig“ für eine Leitungsposition werden, muss man ebendiese Stelle an einem anderen Standort als Vakanzvertretung für sechs Monate ausfüllen, d.h. man wird Abteilungsleitung auf Zeit, bevor man sich bewirbt. Genial für das Land ist, dass die Stelle damit gar nicht vakant bleibt, sondern kostenneutral besetzt ist. Damit kann man in Ruhe nach einem geeigneten Bewerbenden suchen. Als Bewerber wiederum kann man sich nun ein genaues Bild von der Tätigkeit machen, bevor man selbige – im Beamtensystem dann ja auf Lebenszeit – antritt und alles „on the real job“ lernen mussen.
Im Kern muss aus darum gehen, Räume des Austausches und des gegenseitigen Verständnisses nicht engagierten Einzelpersonen und damit weitgehend dem Zufall zu überlassen, sondern letztlich zu institutionalisieren.
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